Četiri stola mogu da stanu na osnovu prostorije, a da prvi radni dan pokaže problem: iza stolica nema mesta za prolaz, otvoren ormar blokira vrata ili razgovor sa gostom prekida ceo tim. Zato se uređenje male kancelarije proverava kroz korišćenje, zajedno sa nameštajem i opremom.
Za tim od četiri do šest ljudi najpre treba utvrditi koliko osoba dolazi istovremeno, šta svaka koristi na stolu i gde se odvijaju razgovori. Tek tada ima smisla birati između stolova uz zid, grupisanih radnih mesta i zasebnog mesta za sastanke. Ne postoji jedna kvadratura ni jedan raspored koji odgovara svakoj kancelariji.
Broj zaposlenih nije uvek broj potrebnih stolova
Ako svih šest članova tima dolazi svakog dana, plan treba da obezbedi šest potpunih radnih mesta. Ako je tim hibridan, proverite najposećeniji dan, a ne samo prosečan dolazak. Četiri stola nisu dovoljno rešenje ako se svih šest ljudi redovno preklapa utorkom.
Pre crtanja rasporeda zabeležite:
- Najveći broj ljudi koji radi u kancelariji u isto vreme.
- Spisak opreme i stvari na svakom stolu: laptop, jedan ili dva monitora, dock, dokumentacija i ostalo što se svakodnevno koristi.
- Koliko se poziva odvija istovremeno i da li zahtevaju odvojenu prostoriju.
- Koliko često dolaze gosti i gde mogu da sačekaju ili sednu.
- Šta ostaje od postojećeg nameštaja i šta mora da se izradi.
Ovaj spisak često pokaže da najveći izazov nije dodatni sto, već mesto za razgovor ili odlaganje. Širi pregled odnosa između zona nalazi se u vodiču za uređenje kancelarije.
Uporedite dva rasporeda na istoj osnovi
Stolovi uz pune zidove mogu ostaviti sredinu prostorije slobodnom. Takav raspored vredi ispitati u izduženoj sobi, ali u osnovu treba ucrtati i stolice izvučene tokom rada. Proverite položaj monitora prema prozorima, pristup instalacijama i mogućnost da se prozor otvori. Radijator, stub ili krilo vrata mogu promeniti raspored iako zid na prvi pogled deluje slobodno.
Grupisana radna mesta, na primer dve naspramne grupe stolova, okupljaju opremu u centralnom delu. Tada je važno proveriti dubinu cele grupe i prolaz sa obe strane. Nemojte smanjivati radnu površinu samo da bi poslednji sto stao na crtež: prvo rasporedite monitore, tastaturu i ostalu opremu na planiranoj ploči.
Na naslovnoj fotografiji iz FishingBooker kancelarije u Beogradu vidi se grupisanje radnih stolova uz odlaganje na bočnom zidu. Nameštaj i enterijerske elemente realizovao je FORMAT. Fotografija prikazuje jednu zonu većeg poslovnog prostora; nije primer cele male kancelarije niti dokaz da isti raspored staje u vašu prostoriju.
Za obe varijante koristite iste dimenzije nameštaja. Tako možete pošteno da uporedite pristup stolovima, otvaranje ormara i putanju od ulaza do svakog mesta. Razrada rasporeda kablova dolazi zajedno sa tom proverom; detalji su obrađeni u vodiču za organizaciju kablova u kancelariji.
Proverite prostor dok se nameštaj koristi
Na podu možete obeležiti planirani obris stolova i ormara uklonjivom trakom, nakon provere da ona ne oštećuje podlogu. Postavite stvarnu stolicu, sedite, ustanite i priđite susednom mestu. Ponovite probu sa otvorenim vratima ormara i osobom koja prolazi.
Provera ima tri pitanja: može li osoba da dođe do svog stola, može li da koristi opremu i može li neko drugi da prođe dok ona sedi? Nosač monitora ili fiokar koji nije ucrtan može zauzeti baš prostor koji je na osnovi delovao dovoljan.
Položaj ekrana proverite i tokom dana, kada svetlo ulazi kroz prozore. HSE kontrolna lista za radno mesto sa ekranom obuhvata prostor za rad, raspored opreme i refleksije na ekranu. Korisna je kao praktična pomoć pri proveri; konkretan raspored i uslove prostora treba uskladiti sa projektantom i odgovornim licem za bezbednost na radu.
Sastanak ne mora da zauzme centar kancelarije
Zaseban sto za sastanke ima smisla kada se zaista redovno koristi. Ako u maloj sobi zauzima prostor potreban radnim mestima, proverite može li se sastanak održati u drugoj dostupnoj prostoriji. To je naročito važno kada razgovor traje dok ostatak tima radi.
Kao ilustrativan primer, tim sa četiri stalno prisutne osobe i povremenim gostom može prvo da razradi četiri puna radna mesta i jednu dodatnu stolicu za kratak razgovor. Tim od šest ljudi koji istovremeno obavlja više poziva ima drugačiji zahtev: dodavanje stolica istom stolu neće rešiti potrebu za odvojenim razgovorima. Ovo su scenariji za planiranje, ne opis konkretnih FORMAT klijenata.
Na fotografiji Flow Ninja kancelarije u Nišu vidi se izdvojena sala sa konferencijskim stolom, jednim od elemenata FORMAT realizacije. Primer pokazuje odvojenu funkciju sastanaka. Za malu kancelariju nije potrebno kopirati njenu veličinu ni izgled; važno je da se dogovori gde razgovor može da se odvija. Sama staklena pregrada na fotografiji ne potvrđuje zvučnu privatnost.
Sala za sastanke u Flow Ninja kancelariji u Nišu. Konferencijski sto je deo FORMAT realizacije opremanja. Fotografija prikazuje zonu većeg poslovnog prostora.
Odlaganje smestite tamo gde ne zaustavlja kretanje
Umesto da uz svaki sto automatski dodate fiokar, popišite šta zaposleni drže pri ruci, a šta se koristi zajednički. Papir, rezervni kablovi i dokumentacija mogu dobiti zajednički ormar, dok lične stvari traže dogovoreno mesto za svakog korisnika.
Visok ormar proverite uz pun zid ili u niši. Njegova korisnost zavisi i od pristupa: vrata treba da mogu da se otvore kada su stolice zauzete. Za unutrašnju podelu i izbor vrata pogledajte vodič za kancelarijske ormare po meri.
Šta pripremiti za razradu nameštaja
Pošaljite osnovu sa vratima i prozorima, fotografije prostorije, najveći broj istovremeno prisutnih ljudi i spisak opreme. Označite nameštaj koji ostaje i navedite da li planirate rast tima. Mere i položaje priključaka treba potvrditi u prostoru pre izrade.
FORMAT izrađuje nameštaj po meri za kancelarije. Ako opremate malu kancelariju, javite nam kako vaš tim koristi prostor. Na toj osnovi možemo razraditi stolove, odlaganje i druge elemente koji odgovaraju konkretnom rasporedu.
